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Fragen und Antworten: Übermittlung von Jahresabschlüssen

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Soweit auf dieser Seite Rechtsauffassungen dargelegt werden, weisen wir darauf hin, dass diese nicht bindend sind und letztlich die Gerichte zu entscheiden haben.

Bitte beachten Sie: Seit Inkrafttreten des DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie) sind Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 direkt an das Unternehmensregister zu übermitteln.
Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte mit einem Geschäftsjahresbeginn vor dem 01.01.2022 müssen weiterhin beim Bundesanzeiger eingereicht werden.

• Wer ist offenlegungspflichtig?
• Muss ich als Kapitalgesellschaft offenlegen, auch wenn keine oder nur eine eingeschränkte Geschäftstätigkeit vorliegt?
• Wo reiche ich meine Unterlagen ein?
• In welchem Umfang sind Dokumente offenzulegen?
• Muss ein(e) Unterzeichner(in) angegeben werden?
• Wer darf einen Jahresabschluss hinterlegen?
• Seit wann dürfen Jahresabschlüsse hinterlegt werden?
• Was bedeutet „hinterlegen“?
• Wie kann ich einen Jahresabschluss hinterlegen?
• Warum kann ich nur Jahresabschlüsse mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später hinterlegen?
• Was ist unter „Angaben unter der Bilanz“ zu verstehen?
• Wie teile ich dem Bundesanzeiger mit, dass ich hinterlegen darf (nach § 326 Abs. 2 Satz 3 HGB)?
• Wie reiche ich meine Unterlagen ein?
• Gibt es Programme bzw. Hilfsmittel für die elektronische Übermittlung?
• Gibt es Schnittstellen für die Übermittlung der Unterlagen?
• Was kostet die Veröffentlichung bzw. Hinterlegung?
• Was ist zu tun, wenn in einem veröffentlichten bzw. hinterlegten Jahresabschluss Fehler festgestellt werden?
• Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?
• Muss ich eine Liquidationsbilanz veröffentlichen?
• Was ist bei der Offenlegung von Liquidationsbilanzen zu beachten?
• Dürfen Liquidationsbilanzen auch hinterlegt werden?
• Welche Fristen sind relevant?
• Wie wird überprüft, ob die Einreichung fristgerecht und vollständig erfolgt ist?
• Wie wird bei Verstößen sanktioniert?
• Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?
• Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht?

Wer ist offenlegungspflichtig?

Unternehmen folgender Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

• Kapitalgesellschaften, bspw. Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt),
• eingetragene Genossenschaften (eG), SCE,
• haftungsbeschränkte Personenhandelsgesellschaften (ohne natürliche Person als Vollhafter), bspw. GmbH & Co. KG, SE & Co. KG, UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG,
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (VVaG),
• inländische Zweigniederlassungen von Kapitalgesellschaften mit Sitz in einem anderen Staat.
  
  

Unabhängig von der Rechtsform offenlegungspflichtig sind (als so genannte spezielle Gesellschaftsarten):

• Eisenbahnunternehmen (nach ERegG)
• Emittenten von Vermögensanlagen (nach VermAnlG)
• Energiewirtschaftsunternehmen (nach EnWG)
• Institute nach KMAG
• Investmentvermögen und Verwaltungsgesellschaften (nach KAGB)
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (auch: Wertpapier-, Zahlungs- und E-Geld-Institute)
• Rückversicherungsgesellschaften
• Telekommunikationsunternehmen (nach TKG)
• Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds
• Wertpapieremittenten (nach WpHG)

Beachten Sie bitte, dass die Offenlegungspflicht bei speziellen Gesellschaftsarten von den jeweiligen spezialgesetzlichen Regelungen abhängig ist.

Unternehmen sind nach dem Publizitätsgesetz generell offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen:

• Bilanzsumme über 65 Mio. Euro,
• Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro,
• durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer.

Weitere Informationen zu den Jahresabschlussbestimmungen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

Muss ich als Kapitalgesellschaft offenlegen, auch wenn keine oder nur eine eingeschränkte Geschäftstätigkeit vorliegt?

Ja. Die Pflicht zur Offenlegung eines Jahresabschlusses gem. § 325 HGB besteht unabhängig davon, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder keine Geschäftstätigkeit mehr besteht.

Gemäß §§ 242, 264 HGB (§ 13 Abs. 3 GmbHG i. V. m. § 6 HGB) besteht für Kapitalgesellschaften mit ihrer Eintragung bis zu ihrer Löschung die Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses unabhängig davon, ob sie mangels Geschäftsbetriebs noch kein Gewerbe oder kein Gewerbe mehr betreiben (vgl. LG Bonn, Beschluss vom 02.12.2008 Az. 37 T 627/08, Beschluss vom 11.06.2010 Az. 33 T 624/10).

Wo reiche ich meine Unterlagen ein?

Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse sowie alle weiteren Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 direkt an das Unternehmensregister übermitteln.

Offenlegungspflichtige Unterlagen mit einem Geschäftsjahresbeginn vor dem 01.01.2022 werden weiterhin beim Bundesanzeiger eingereicht.

Der Bundesanzeiger Verlag ist sowohl Betreiber des Bundesanzeigers als auch die das Unternehmensregister führende Stelle. Über die Publikations-Plattform des Bundesanzeiger Verlags können Unterlagen sowohl an das Unternehmensregister als auch an den Bundesanzeiger übermittelt werden.

Weitere Informationen finden Sie im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

In welchem Umfang sind Dokumente offenzulegen?

Der Umfang der Offenlegungspflicht hängt u. a. von der Unternehmensgröße und der Art der Gesellschaft ab.

Detaillierte Informationen zu den Jahresabschlussbestimmungen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

Muss ein(e) Unterzeichner(in) angegeben werden?

Nach § 245 HGB ist beim Jahresabschluss die Angabe aller Unterzeichner sowie des Datums erforderlich. Bei mehreren persönlich haftenden Gesellschaftern müssen alle unterzeichnen. Nach § 328 Abs. 1a HGB müssen Sie außerdem das Datum der Feststellung bzw. Billigung des Jahresabschlusses bei der Offenlegung Ihrer Unterlagen angeben. Bitte beachten Sie, dass eine Offenlegung vor Feststellung nicht fristwahrend ist, da nur ein festgestellter Jahresabschluss die Voraussetzungen des § 325 Abs. 1 HGB erfüllt.

Wer darf einen Jahresabschluss hinterlegen?

Kleinstunternehmen (Kleinstkapitalgesellschaften und Kleinstgenossenschaften) haben die Möglichkeit, ihren Jahresabschluss zu hinterlegen, sofern keine spezialgesellschaftliche Vorschrift dies untersagt.

Die Einstufung als Kleinstunternehmen richtet sich danach, ob zwei von drei Größenkriterien (Schwellenwerte) – nämlich Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl – an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschritten werden.

Die maßgeblichen Schwellenwerte betragen bei Geschäftsjahresbeginn bis einschließlich 31.12.2022:

• 350.000 Euro Bilanzsumme
• 700.000 Euro Umsatzerlöse
• eine durchschnittliche Anzahl von bis zu 10 Arbeitnehmern

Die maßgeblichen Schwellenwerte betragen bei Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2022:

• 450.000 Euro Bilanzsumme
• 900.000 Euro Umsatzerlöse
• eine durchschnittliche Anzahl von bis zu 10 Arbeitnehmern

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Seit wann dürfen Jahresabschlüsse hinterlegt werden?

Die Hinterlegungsoption kann von Kleinstkapitalgesellschaften bei Jahresabschlüssen mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später in Anspruch genommen werden.

Kleinstgenossenschaften dürfen erst mit Geschäftsjahresbeginn 01.01.2016 die Erleichterung der Hinterlegung für ihre Jahresabschlüsse in Anspruch nehmen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Was bedeutet „hinterlegen“?

Nach § 326 HGB haben Kleinstunternehmen i. S. d. § 267a HGB die Möglichkeit, ihren Jahresabschluss im Unternehmensregister zu hinterlegen. Im Gegensatz zu veröffentlichten Jahresabschlüssen, die kostenfrei und ohne vorhergehende Registrierung recherchiert werden können, sind zur dauerhaften Hinterlegung eingestellte Unterlagen ausschließlich kostenpflichtig einzusehen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Wie kann ich einen Jahresabschluss hinterlegen?

Die Auftragsübermittlung erfolgt elektronisch über die Publikations-Plattform oder via Software-Schnittstelle (Webservice).

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Warum kann ich nur Jahresabschlüsse mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später hinterlegen?

Die Möglichkeit der Hinterlegung wurde durch das Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) erst ab diesem Zeitpunkt eingeführt.

Was ist unter „Angaben unter der Bilanz“ zu verstehen?

Wie teile ich dem Bundesanzeiger mit, dass ich hinterlegen darf (nach § 326 Abs. 2 Satz 3 HGB)?

Im Rahmen der Auftragsübermittlung müssen Sie bestätigen, dass Sie die Voraussetzungen für Kleinstunternehmen zur Hinterlegung erfüllen. Mit dem Setzen des Hakens im Auftragsformular kommen Sie Ihrer gesetzlichen Mitteilungspflicht gem. § 326 Abs. 2 Satz 2 HGB nach. Aufgrund der Prüfpflicht des Bundesanzeiger Verlags gem. § 329 Abs. 2 Satz 1 HGB kann es jedoch noch erforderlich werden, dass Sie darüber hinaus um Mitteilung der Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB) und der durchschnittlichen Zahl der Arbeitnehmer (§ 267 Abs. 5 HGB) oder Angaben zur Eigenschaft als Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267a Abs. 3 HGB gebeten werden müssen.

Wie reiche ich meine Unterlagen ein?

Gemäß § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB sind die Unterlagen elektronisch zu übermitteln.

Gibt es Programme bzw. Hilfsmittel für die elektronische Übermittlung?

Für die elektronische Übermittlung bietet der Bundesanzeiger Verlag einen einfachen und komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren an. Dabei können Sie zwischen den Datenformaten Word, RTF, PDF, Excel und einem XML- Format auf der Grundlage der deutschen XBRL-Taxonomie (German GAAP Version 2.0) wählen. Für kleine und Kleinst-Unternehmen (§§ 267 Abs. 1, 267a HGB) stehen alternativ auch Eingabeformulare zur Verfügung. Mehr Informationen dazu finden Sie im Bereich „Arbeitshilfen & Standards“.

Gibt es Schnittstellen für die Übermittlung der Unterlagen?

Ja, wir stellen Schnittstellen für die Übermittlung von Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichten im Format XML oder XBRL zur Verfügung. Für die Veröffentlichung von Fondspreisen gibt es die Möglichkeit eines Excel-Imports. Nähere Informationen finden Sie im Bereich „Technische Standards“.

Was kostet die Veröffentlichung bzw. Hinterlegung?

Die Einzelheiten der Preisgestaltung für Aufträge an den Bundesanzeiger entnehmen Sie bitte den folgenden Links:

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Einreichung zur Publikation im Bundesanzeiger (PDF 178 kB)

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Hinterlegung von Jahresabschlussunterlagen (Kleinstkapitalgesellschaften) (PDF 140 kB)

Der Bearbeitungsaufwand beim Bundesanzeiger ist je nach gelieferten Datenformaten sehr unterschiedlich. Die Höhe des Veröffentlichungsentgeltes hängt vom Anlieferungsformat ab. Bei Benutzung der Eingabeformulare für kleine und Kleinst-Unternehmen wird für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses der Pauschalpreis für die Anlieferung im „XML-Format“ berechnet. Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind in den "Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Einreichung zur Publikation im Bundesanzeiger" dargestellt.

Für das Unternehmensregister gelten unsere "Allgemeinen Nutzungsbedingungen für das Unternehmensregister" / "Gebühren und Entgelte für die Übermittlung von Unterlagen an das Unternehmensregister".

Was ist zu tun, wenn in einem veröffentlichten bzw. hinterlegten Jahresabschluss Fehler festgestellt werden?

Sie können nachträglich eine Berichtigung veröffentlichen bzw. hinterlegen. Hierzu wählen Sie in den Auftragsformularen im Prozessschritt „Bereich“ den Punkt „Berichtigung zu einer bereits erfolgten Veröffentlichung“ bzw. „Berichtigung zu einer bereits erfolgten Hinterlegung“ aus. Nennen Sie anschließend die Auftragsnummer und das Datum der Veröffentlichung bzw. Hinterlegung, die Sie berichtigen möchten. Diese finden Sie auf Ihrem Beleg oder im Menü „Meine Daten“ unter „Aufträge & Abrufe“. Auf den darauf folgenden Formularen werden die Angaben zum ursprünglichen Auftrag angezeigt, und Sie werden wie gewohnt durch die einzelnen Formulare geführt.

Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?

Im Auftragsformular im Prozessschritt „Bereich“ wählen Sie „Ergänzung zu einer bereits erfolgten Veröffentlichung“ bzw. „Ergänzung zu einer bereits erfolgten Hinterlegung“ aus. Nennen Sie anschließend die Auftragsnummer und das Datum der Veröffentlichung bzw. Hinterlegung, die Sie ergänzen möchten. Diese finden Sie auf Ihrem Beleg oder im Menü „Meine Daten“ unter „Aufträge & Abrufe“. Auf den darauf folgenden Formularen werden die Angaben zum ursprünglichen Auftrag angezeigt, und Sie werden wie gewohnt durch die einzelnen Formulare geführt. Ergänzungen sind nur im Bereich „Rechnungslegung/Finanzberichte“ möglich.

Muss ich eine Liquidationsbilanz veröffentlichen?

Nach unserer Kenntnis muss eine in Liquidation befindliche Gesellschaft den letzten Jahresabschluss der werbenden Gesellschaft, die Liquidationseröffnungsbilanz, die Liquidations-Jahresabschlüsse (Abschlüsse für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres während der Liquidation) und die Liquidationsschlussbilanz nach § 325 HGB offenlegen (vgl. § 270 AktG, § 71 GmbHG, § 89 GenG bzw. § 154 HGB).

Was ist bei der Offenlegung von Liquidationsbilanzen zu beachten?

Wenn die Auflösung des Unternehmens durch Gesellschafterbeschluss erwirkt wurde, wird handels- und gesellschaftsrechtlich erwartet, dass im ersten Jahr eine drei-geteilte Offenlegung erfolgt, die sich wie folgt darstellt:

1. "Letzter Jahresabschluss der werbenden Gesellschaft",
2. "Liquidationseröffnungsbilanz, nebst erläuterndem Bericht" und
3. "Erster Jahresabschluss in Liquidation".

Darüber hinaus sind fortlaufende Offenlegungen erforderlich, solange das Unternehmen im Handelsregister aktiv ist; d.h. die Offenlegungspflicht entfällt erst, wenn die Gesellschaft im Handelsregister erloschen ist.

Was genau unter der drei-geteilten Offenlegung zu verstehen ist und Beispiele dazu, finden Sie unter "Wissenswertes - So geht´s - Offenlegung von Liquidationsbilanzen".

Dürfen Liquidationsbilanzen auch hinterlegt werden?

Ja, sofern es sich um ein Kleinstunternehmen handelt, das die Voraussetzungen nach § 267a HGB erfüllt.

Welche Fristen sind relevant?

Bezüglich des Zeitpunkts der Übermittlung besteht grundsätzlich eine Maximalfrist von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss also spätestens bis zum Ende des auf das Geschäftsjahr folgenden Kalenderjahres zu übermitteln. Eine kürzere Frist von vier Monaten gilt für kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften. Hierunter fallen nicht nur börsennotierte Unternehmen, sondern auch solche, die andere Wertpapiere (etwa Schuldverschreibungen) begeben haben, die an einem organisierten Markt gehandelt werden. Zu beachten sind ferner die verkürzten Fristen für Unternehmen, die dem VermAnlG oder dem KAGB unterliegen.

Generell gilt: Um Unannehmlichkeiten und Zeitdruck zu vermeiden, empfiehlt sich eine möglichst frühzeitige Übermittlung.

Wie wird überprüft, ob die Einreichung fristgerecht und vollständig erfolgt ist?

Dem Bundesanzeiger Verlag obliegt gem. § 329 HGB die Pflicht, die fristgerechte und vollzählige Übermittlung der Unterlagen zu prüfen und dem Bundesamt für Justiz (BfJ) Verstöße zu melden. Für die Prüfung werden ihm von den Bundesländern bzw. Registergerichten die notwendigen Informationen über die in dem Register eingetragenen offenlegungspflichtigen Unternehmen zur Verfügung gestellt, so dass Prüfung und Meldung an das BfJ umgehend automatisch erfolgen können.

Wie wird bei Verstößen sanktioniert?

Für Verstöße sieht das Gesetz einen Ordnungsgeldrahmen von 2.500 bis 25.000 Euro vor. Bei Emittenten und kapitalmarktorientierten Unternehmen gilt ein erhöhter Ordnungsgeldrahmen. Nach § 335 HGB ist das Verfahren von Amts wegen einzuleiten, ohne dass es eines Antrags bedarf. Das Ordnungsgeldverfahren kann sowohl gegen die offenlegungspflichtige Gesellschaft selbst als auch gegen ihre Organmitglieder, die die Offenlegungspflicht verletzt haben, also zum Beispiel gegen die Geschäftsführer einer GmbH, durchgeführt werden. Die Verfolgung des Verstoßes erfolgt zentral über das Bundesamt für Justiz (BfJ). Bereits mit der Androhung des Ordnungsgeldes werden nach § 335 Abs. 3 HGB den Beteiligten die Verfahrenskosten aufgegeben. Diese können bei mehreren Beteiligten (Unternehmen und mehrere offenlegungspflichtige Organmitglieder) mehrfach anfallen. Wird die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ordnungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mittels eines Einspruchs gerechtfertigt, ist das Ordnungsgeld vom BfJ festzusetzen. Das Verfahren ist im Übrigen dann nicht abgeschlossen, sondern kann und wird sich mit jeweils erneuter Ordnungsgeldandrohung (Verfahrenskosten) und erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solange wiederholen bis die Pflicht erfüllt ist oder die Unterlassung gerechtfertigt wird.

Nähere Informationen zum Ordnungsgeldverfahren und der einschlägigen Rechtsprechung finden Sie auf der Internetseite des BfJ unter https://www.bundesjustizamt.de.

Wo finde ich weitere Informationen zur Veröffentlichung oder Hinterlegung von Jahresabschlüssen?

Weitere Informationen zur Veröffentlichung oder Hinterlegung Ihres Jahresabschlusses finden Sie im Bereich „Wissenswertes - So geht's“.

Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht?

Dem Bundesamt für Justiz (BfJ) obliegt die zentrale Zuständigkeit, von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren durchzuführen (§ 335 HGB, auch i. V. m. den §§ 335b, 339 Abs. 3 oder den 340o, 341o sowie mit § 21 PublG), wenn die Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht erfolgt. Nähere Informationen zu dem Verfahren und der einschlägigen Rechtsprechung finden Sie auf der Internetseite des BfJ unter http://www.bundesjustizamt.de.

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