Fragen und Antworten: Einsender für Dritte
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Soweit auf dieser Seite Rechtsauffassungen dargelegt werden, weisen wir darauf hin, dass diese nicht bindend sind und letztlich die Gerichte zu entscheiden haben.
- Erhalte ich für jeden Kunden ein eigenes Login?
- Muss ich als Einsender für Dritte im Registrierungsformular unter „Anschrift“ bereits die Daten der Firma eintragen, für die ich einen Auftrag übermitteln will?
- Wie lege ich Kunden / Mandanten / Tochterunternehmen an?
- Wie überprüfe ich die Rechnungsangaben, die ich in der Kunden-Datenbank zu meinem Kunden hinterlegt habe?
- Was muss ich bei einer Veröffentlichung nach §§ 264 Abs. 3, 264b HGB beachten?
- Warum kann ich im Menü „Meine Daten“ die Firmendaten meines Kunden nicht mehr ändern?
- Was soll ich tun, wenn ich mich versehentlich als Einsender für Dritte registriert habe, aber für mein eigenes Unternehmen einen Auftrag übermitteln möchte?
- Wenn ich für einen bereits angelegten Kunden einen Auftrag übermitteln will, erscheint im Formular „Rechnungsstellung“ automatisch meine Einsender-Hausanschrift. Wie kann ich erreichen, dass die Rechnung auf die Adresse des Kunden ausgestellt wird?
Erhalte ich für jeden Kunden ein eigenes Login?
Nein. Sie wählen zu Beginn der Registrierung aus, dass Sie für einen Dritten veröffentlichen oder hinterlegen möchten. Nachdem Sie Ihre Registrierung abgeschlossen haben, legen Sie im Menü „Meine Daten“ unter „Kundendaten“ Ihre Kunden bzw. Mandanten an. Mit einer einzigen E-Mail-Adresse und dem dazugehörigen Passwort können Sie so alle Ihre Kundenunternehmen verwalten.
Muss ich als Einsender für Dritte im Registrierungsformular unter „Anschrift“ bereits die Daten der Firma eintragen, für die ich einen Auftrag übermitteln will?
Nein, hier machen Sie nur Angaben zu Ihrem eigenen Unternehmen. Später legen Sie im Menü „Meine Daten“ unter „Kundendaten“ Ihre Kunden bzw. Mandanten mit den jeweiligen Firmenadressen an.
Wie lege ich Kunden / Mandanten / Tochterunternehmen an?
Gehen Sie in das Menü „Meine Daten“. Dort können Sie unter „Kundendaten“ – „Neuer Kunde“ Ihre Kunden anlegen.
Unter der „Tochter-Datenbank“ können Sie nach Auswahl des entsprechenden Kunden jeweils bei diesen Kunden „neue Tochterunternehmen“ anlegen, die für spezielle Übermittlungen angegeben werden müssen.
Wie überprüfe ich die Rechnungsangaben, die ich in der Kunden-Datenbank zu meinem Kunden hinterlegt habe?
Gehen Sie in der Kunden-Datenbank rechts in die Spalte „Aktion“ und dort auf das Symbol „Rechnungsdaten ändern“. Hier haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob die Rechnung auf Ihre oder die Hausanschrift Ihres Kunden ausgestellt und geschickt werden soll. Abweichende Angaben für die Rechnungsstellung geben Sie bitte unter „Andere“ ein.
Was muss ich bei einer Veröffentlichung nach §§ 264 Abs. 3, 264b HGB beachten?
Zur Feststellung der Befreiung machen Sie im Formular „Weitere Auftragsdaten“ Angaben darüber, ob Sie als Mutterunternehmen für ein oder mehrere Tochterunternehmen oder als Tochterunternehmen selbst übermitteln und geben das einschlägige Geschäftsjahr an. Wenn Sie als Mutterunternehmen übermitteln, geben Sie an, ob das Tochterunternehmen seinen Sitz in Deutschland oder im Ausland hat. Die nachfolgenden Angaben werden benötigt, um die Veröffentlichung eindeutig der im Register eingetragenen Firma zuordnen zu können. Bei fehlerhafter oder nicht eindeutiger Firmenangabe werden Ihnen automatisch Hilfen angezeigt. Bei Tochterunternehmen mit Sitz im Ausland füllen Sie die vorgesehenen Pflichtfelder aus und fügen das Unternehmen der Liste „Angaben zum Tochterunternehmen“ hinzu.
Weitere Informationen zur Befreiung von Tochterunternehmen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Befreiung von der Offenlegungspflicht“.
Warum kann ich im Menü „Meine Daten“ die Firmendaten meines Kunden nicht mehr ändern?
Sofern sich das Unternehmen Ihres Kunden in Deutschland befindet und Sie bei der Anlage des Kunden dessen Daten mit den im deutschen Handelsregister hinterlegten Registerdaten abgeglichen haben, erfolgt eine feste Zuordnung der Kundendaten mit den Registerdaten. Daher sind diese dann – einmal von Ihnen verifiziert – nicht mehr änderbar. Erfolgte von Ihrer Seite eine Falschzuordnung, legen Sie die Firma Ihres Kunden neu an. Löschen Sie, sofern keine Aufträge unterhalb des falsch zugeordneten Kunden sind, diese Kundennummer.
Sollte das Unternehmen seinen Sitz außerhalb des Bezirks seines bisherigen Registergerichts verlegen, so erhält es neue Registerdaten. Daher müssen auch Sie das Unternehmen als neuen Kunden anlegen und mit den neuen Registerdaten abgleichen, damit eine korrekte Zuordnung entstehen kann.
Erfolgt eine Sitzverlegung oder eine Namensänderung des Unternehmens (Umfirmierung) unter den gleichen Registerdaten, müssen Sie Ihren Kunden nicht neu anlegen. In diesem Fall werden Ihnen die aktualisierten Firmendaten angezeigt, die Sie über eine Schaltfläche bestätigen und somit automatisch aktualisieren können.
Publizierte Aufträge bleiben auch bei Kunden mit gelöschten Registerdaten weiterhin auffindbar.
Was soll ich tun, wenn ich mich versehentlich als Einsender für Dritte registriert habe, aber für mein eigenes Unternehmen einen Auftrag übermitteln möchte?
Legen Sie Ihr Unternehmen als „Neuer Kunde“ unter „Kundendaten“ an. Als Einsender für Dritte haben Sie den Vorteil, dass Sie bei Änderungen von Registerdaten Ihr Unternehmen als zweiten (neuen) Kunden anlegen können. Somit können Sie Ihre Anmeldedaten und Ihr Nutzerkonto in jedem Fall behalten und alle Aufträge – zu alten und neuen Registerdaten – übersichtlich in diesem Einsender-Account einsehen.
Wenn ich für einen bereits angelegten Kunden einen Auftrag übermitteln will, erscheint im Formular „Rechnungsstellung“ automatisch meine Einsender-Hausanschrift. Wie kann ich erreichen, dass die Rechnung auf die Adresse des Kunden ausgestellt wird?
Wenn Sie nur einmalig für den zu übermittelnden Auftrag die Adresse anpassen möchten, können Sie diese Anpassungen direkt im Auftragsformular vornehmen.
Wenn Sie die Adresse generell anpassen möchten, brechen Sie die Auftragsübermittlung ab und öffnen die Kunden-Datenbank unter „Meine Daten – Kundendaten – Kundendaten aufrufen“. Wählen Sie hier den einschlägigen Kunden aus und passen Sie per „Rechnungsdaten ändern“ die entsprechenden Daten an. Anschließend können Sie die Auftragsübermittlung mit den aktualisierten Kundendaten durchführen.
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