Befreiung von der Offenlegungspflicht

Befreiung von der Offenlegungspflicht

Zur Befreiung von Tochterunternehmen nach § 264 Abs. 3 HGB bzw. § 264b HGB (Jahresabschluss) und/oder von Mutterunternehmen nach § 291 HGB bzw. § 292 HGB (Konzernabschluss) müssen die im Folgenden näher ausgeführten Voraussetzungen erfüllt sein.

• Befreiung von der Pflicht zur Offenlegung von Einzelrechnungslegungsunterlagen
• Befreiung von der Pflicht zur Offenlegung von Konzernrechnungslegungsunterlagen

Befreiung von der Pflicht zur Offenlegung von Einzelrechnungslegungsunterlagen

Um ein Tochterunternehmen wirksam von der Offenlegung eines eigenen Jahresabschlusses zu befreien, müssen bei Kapitalgesellschaften die Voraussetzungen des § 264 Abs. 3 HGB und bei haftungsbeschränkten Personengesellschaften die Voraussetzungen des § 264b HGB erfüllt sein. Das befreiende Mutterunternehmen muss seinen Sitz in der EU oder im EWR haben. Befreiungen nach §§ 264 Abs. 3, 264b HGB können von spezialgesetzlichen Regelungen untersagt sein (bspw. untersagt nach EnWG, KAGB, TKG und VermAnlG).

Voraussetzungen zur Befreiung von Tochterunternehmen (Rechtsform: Kapitalgesellschaft) nach § 264 Abs. 3 HGB

Die folgenden Voraussetzungen sind bei der Befreiung von Kapitalgesellschaften (z. B. AG, GmbH und KGaA) zu beachten:

• Einbeziehung des zu befreienden Tochterunternehmens in den Konzernabschluss eines Mutterunternehmens mit Sitz in EU/EWR
• Zustimmung der Gesellschafter des zu befreienden Tochterunternehmens zur Befreiung durch Beschluss (Befreiungsbeschluss)
• Einstandspflicht des Mutterunternehmens für die Verpflichtungen des Tochterunternehmens (Einstandserklärung)
• Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts im Einklang mit den einschlägigen EU-Richtlinien
• Angabe zur Befreiung im Anhang des Konzernabschlusses
• Offenlegung des Befreiungsbeschlusses, der Einstandserklärung sowie der Konzernrechnungslegungsunterlagen (Konzernabschluss, Konzernlagebericht, Bestätigungsvermerk)

Hinweis

Neben Kapitalgesellschaften können sich auch in den Anwendungsbereich des Publizitätsgesetzes (PublG) fallende Tochterunternehmen von ihrer Offenlegungspflicht befreien, wenn sie gemäß § 5 Abs. 6 PublG als Tochterunternehmen in einen Konzernabschluss nach § 11 PublG bzw. § 290 HGB einbezogen werden und die Befreiungsvoraussetzungen des § 264 Abs. 3 HGB erfüllen. Für die Befreiung einer Kapitalgesellschaft durch ein PublG-Mutterunternehmen beachten Sie bitte auch den § 264 Abs. 4 HGB.

Voraussetzungen zur Befreiung von Tochterunternehmen (Rechtsform: Personenhandelsgesellschaft) nach § 264b HGB

Die folgenden Voraussetzungen sind bei der Befreiung von haftungsbeschränkten Personengesellschaften (z. B. GmbH & Co. KG, SE & Co. OHG) zu beachten:

• Einbeziehung des zu befreienden Tochterunternehmens in den Konzernabschluss eines Mutterunternehmens mit Sitz in EU/EWR oder des persönlich haftenden Gesellschafters
• Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts im Einklang mit den einschlägigen EU-Richtlinien
• Angabe zur Befreiung im Anhang des Konzernabschlusses
• Offenlegung der Konzernrechnungslegungsunterlagen (Konzernabschluss, Konzernlagebericht, Bestätigungsvermerk)

Vertiefende Informationen zu §§ 264 Abs. 3, 264b HGB

Übermittlung und Offenlegung

Die Konzernrechnungslegungsunterlagen des Mutterunternehmens müssen zur Offenlegung als „Konzernabschluss“ an das Unternehmensregister übermittelt werden. Bitte beachten Sie, dass eine wirksame Befreiung von der Einzelrechnungslegung nicht durch ein in einem Drittstaat ansässiges Mutterunternehmen erfolgen kann.

Weitere Unterlagen und Angaben zur wirksamen Befreiung eines Tochterunternehmens (Bekanntmachung, Befreiungsbeschluss, Einstandserklärung, etc.) sind als „§§ 264 Abs. 3, 264b HGB“ an das Unternehmensregister zu übermitteln. Bitte beachten Sie, dass jede Befreiung nach §§ 264 Abs. 3, 264b HGB von der registerführenden Stelle gesondert zu prüfen ist (vgl. § 329 HGB).

Hat das Mutterunternehmen bereits eine oder alle für die Befreiung notwendigen Unterlagen offengelegt, muss das Tochterunternehmen die Unterlagen nicht erneut offenlegen, wenn diese im Unternehmensregister unter dem Tochterunternehmen auffindbar sind. Aus diesem Grund erfolgt bei der Übermittlung von befreienden Konzernabschlüssen eine Abfrage durch das Unternehmensregister, welche Tochterunternehmen mit diesen Unterlagen von der Pflicht zur Offenlegung des Jahresabschlusses befreit werden sollen. Nur bei vollständiger und korrekter Angabe der zu befreienden Tochterunternehmen kann sichergestellt werden, dass die Unterlagen unter allen zu befreienden Tochterunternehmen auffindbar sind und damit erkennbar ist, dass die Befreiung vollständig ist. Die Abfrage dient daher letztlich der Vermeidung unnötiger Nachfragen und Meldungen an das Bundesamt für Justiz. Wir bitten Sie daher in Ihrem eigenen Interesse um korrekte und vollständige Angabe aller zu befreienden Tochterunternehmen.

Ausnahmen

Folgende Tochterunternehmen können sich von ihrem Jahresabschluss auch dann nicht befreien lassen, wenn sie alle Voraussetzungen erfüllen:

• Emittenten von Vermögensanlagen (nach VermAnlG)
• Energiewirtschaftsunternehmen (nach EnWG)
• Institute nach KMAG
• Investmentgesellschaften (nach KAGB)
• Kapitalverwaltungsgesellschaften (nach KAGB)
• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute (auch: Wertpapier-, Zahlungs- und E-Geld-Institute)
• Rückversicherungsgesellschaften
• Versicherungsunternehmen und Pensionsfonds
• Große Telekommunikationsunternehmen (nach TKG)
• Genossenschaften (eG und SCE)
• Kapitalmarktorientierte Unternehmen (kapitalmarktorientierte Tochterunternehmen dürfen sich für Geschäftsjahre, die nach dem 31.12.2020 beginnen, nicht mehr von ihrer Offenlegungspflicht befreien lassen)

Exkurs: Unterschied Tochterunternehmen und Zweigniederlassung

Tochterunternehmen sind nach § 290 HGB rechtlich selbständige Unternehmen (eigene Rechtseinheiten), die dem beherrschenden Einfluss eines Mutterunternehmens unterliegen. Eine Zweigniederlassung ist im Unterschied zum Tochterunternehmen keine eigene, vom Unternehmen der Hauptniederlassung separierte juristische Person (keine eigene Rechtseinheit). Die Zweigniederlassung ist gesellschaftsrechtlich Bestandteil der Hauptniederlassung und legt die Rechnungslegungsunterlagen ihrer Hauptniederlassung nach § 325a HGB bzw. § 340l HGB als „Befreiender Jahresabschluss“ offen.

Befreiungsbeschluss

Im übermittelten Befreiungsbeschluss muss das betroffene Geschäftsjahr genannt sein, oder es muss zumindest erkennbar sein, für welches Geschäftsjahr der Befreiungsbeschluss gefasst worden ist. Es genügt nicht der bloße Hinweis auf die Einbeziehung des Tochterunternehmens in den Konzernabschluss der Muttergesellschaft zu einem bestimmten Datum.

Der Befreiungsbeschluss muss als solcher offengelegt werden. Dies muss nicht unbedingt mit dem Wortlaut des Beschlusses geschehen, es muss aber zumindest die Tatsache bekannt gemacht werden, dass und für welches genau bezeichnete Geschäftsjahr die Gesellschafter der Inanspruchnahme der Befreiungsmöglichkeit nach § 264 Abs. 3 HGB zugestimmt haben.

Der übermittelte Beschluss muss sich inhaltlich auf die Offenlegung beziehen. Ein Beschluss über die Befreiung von der gesetzlichen Prüfung des Jahresabschlusses reicht nicht aus. Ebenso genügt nicht, wenn lediglich mitgeteilt wird, dass ein Befreiungsbeschluss zum Handelsregister eingereicht wurde.

Der Beschluss kann nicht vor Beginn eines Geschäftsjahres gefasst werden (sogenannter „Vorratsbeschluss“). Er kann sich nur auf das „jeweilige Geschäftsjahr“ beziehen, also auf das Geschäftsjahr, dessen Jahresabschluss noch nicht erstellt ist (Vorjahr) oder dessen Jahresabschluss als Nächstes erstellt wird (laufendes Geschäftsjahr).

Einstandserklärung

Die Einstandsverpflichtung muss nicht unmittelbar durch das Mutterunternehmen auf oberster Stufe erfolgen. Es reicht aus, wenn das oberste Mutterunternehmen, das den Konzernabschluss aufstellt, über eine geschlossene Kette von Einstandserklärungen mittelbar gegenüber dem zu befreienden Tochterunternehmen zum Ausgleich von Jahresfehlbeträgen und Liquiditätsengpässen verpflichtet ist.

Befreiung von der Pflicht zur Offenlegung von Konzernrechnungslegungsunterlagen

Um ein Mutterunternehmen wirksam von der Offenlegung eines eigenen Konzernabschlusses zu befreien, müssen bei Konzernen mit übergeordneter Konzernmutter mit Sitz in der EU oder dem EWR die Voraussetzungen des § 291 HGB und bei Sitz der Konzernmutter in einem Drittstaat die Voraussetzungen des § 292 HGB erfüllt sein.

Voraussetzungen zur befreienden Wirkung von EU/EWR-Konzernabschlüssen nach § 291 HGB

Um ein Mutterunternehmen, das zugleich Tochterunternehmen eines Mutterunternehmens mit Sitz in einem EU/EWR-Staat ist, wirksam von der Offenlegung eines eigenen Konzernabschlusses nach § 291 HGB zu befreien, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

• Einbeziehung des zu befreienden Unternehmens in den übergeordneten Konzernabschluss
• Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts der Konzernmutter im Einklang mit den einschlägigen EU-Richtlinien bzw. internationalen Rechnungslegungsstandards
• Angaben nach § 291 Abs. 2 Nr. 4 HGB im Anhang des Jahresabschlusses des zu befreienden Unternehmens
• Offenlegung der Angaben im Anhang des Jahresabschlusses sowie Offenlegung der Konzernrechnungslegungsunterlagen (Konzernabschluss, Konzernlagebericht, Bestätigungsvermerk) im Einklang mit den für den entfallenden Abschluss maßgeblichen Vorschriften

Hinweis

Auch in den Anwendungsbereich des Publizitätsgesetzes fallende Mutterunternehmen können sich von ihrer Offenlegungspflicht befreien, wenn sie gemäß § 11 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 PublG die Befreiungsvoraussetzungen des § 291 HGB erfüllen.

Übermittlung und Offenlegung

Die EU/EWR-Konzernrechnungslegungsunterlagen der Konzernmutter müssen zur Offenlegung als „Befreiender Konzernabschluss“ an das Unternehmensregister übermittelt werden.  In Konstellation mit einer ausländischen Konzernmutter müssen diese Unterlagen unter den Handelsregisterdaten des deutschen Mutterunternehmens an das Unternehmensregister übermittelt werden.

Darüber hinaus ist das Unternehmen grundsätzlich auch dazu verpflichtet, seinen eigenen Jahresabschluss (die Einzelrechnungslegungsunterlagen) als „Jahresabschluss“ offenzulegen, welcher die zur wirksamen Befreiung notwendigen Angaben im Anhang enthält. Wenn sich das von der Offenlegung seiner Konzernrechnungslegungsunterlagen befreite Unternehmen nach § 264 Abs. 3 HGB oder § 264b HGB auch von der Offenlegung seiner Einzelrechnungslegungsunterlagen befreien lassen möchte, müssen die zur wirksamen Befreiung notwendigen Angaben im Anhang (§ 291 Abs. 2 Nr. 4 HGB) als „Hinweis nach §§ 291, 292 HGB“ gesondert an das Unternehmensregister übermittelt werden.

Ausnahmen

Kapitalmarktorientierte Unternehmen können sich von ihrem Konzernabschluss auch dann nicht befreien lassen, wenn sie alle oben genannten Voraussetzungen erfüllen.

Voraussetzungen zur befreienden Wirkung von Konzernabschlüssen aus Drittstaaten nach § 292 HGB

Um ein Mutterunternehmen, das zugleich Tochterunternehmen eines Mutterunternehmens mit Sitz in einem Drittstaat ist, wirksam von der Offenlegung eines Konzernabschlusses nach § 292 HGB zu befreien, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein.

• Einbeziehung des zu befreienden Unternehmens in den übergeordneten Konzernabschluss
• Aufstellung und Prüfung des Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts des ausländischen Mutterunternehmens (der Konzernmutter) nach Maßgabe des Rechts eines EU/EWR-Staats und im Einklang mit den einschlägigen EU-Richtlinien bzw. internationalen Rechnungslegungsstandards
• Angaben nach § 292 Abs. 2 i. V. m. § 291 Abs. 2 Nr. 4 HGB im Anhang des Jahresabschlusses des zu befreienden Unternehmens
• Offenlegung der Angaben im Anhang des Jahresabschlusses sowie der Konzernrechnungslegungsunterlagen (Konzernabschluss, Konzernlagebericht, Bestätigungsvermerk, ggf. Unterlagen der Wirtschaftsprüferkammer) im Einklang mit den für den entfallenden Abschluss maßgeblichen Vorschriften

Hinweis

Auch in den Anwendungsbereich des Publizitätsgesetzes fallende Mutterunternehmen können sich von ihrer Offenlegungspflicht befreien, wenn sie gemäß § 11 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 PublG die Befreiungsvoraussetzungen des § 292 HGB erfüllen.

Übermittlung und Offenlegung

Die Drittstaats-Konzernrechnungslegungsunterlagen der ausländischen Konzernmutter müssen zur Offenlegung unter den Handelsregisterdaten des deutschen Mutterunternehmens als „Befreiender Konzernabschluss“ an das Unternehmensregister übermittelt werden. Zusätzliche Informationen zu einem befreienden Konzernabschluss können Unternehmen als „Hinweis nach §§ 291, 292 HGB“ gesondert an das Unternehmensregister übermitteln.

Darüber hinaus ist das Unternehmen auch dazu verpflichtet, seine eigenen Einzelrechnungslegungsunterlagen als „Jahresabschluss“ offenzulegen, welcher die zur wirksamen Befreiung notwendigen Angaben im Anhang (vgl. § 292 Abs. 2 i. V. m. § 291 Abs. 2 Nr. 4 HGB) enthält.

Ausnahmen

Kapitalmarktorientierte Unternehmen können sich von ihrem Konzernabschluss auch dann nicht befreien lassen, wenn sie alle oben genannten Voraussetzungen erfüllen.