Jahresabschluss Offenlegungsregeln
Wer was wann wo einreichen muss, ist gesetzlich geregelt: im Wesentlichen im Handelsgesetzbuch (§§ 325 ff. HGB), aber auch in verschiedenen Spezialgesetzen, zum Beispiel im Publizitätsgesetz.
- Wer muss einreichen?
- Was müssen Sie einreichen?
- Wann müssen Sie einreichen?
- Wo müssen Sie einreichen?
Wer muss einreichen?
Den Jahresabschluss bzw. die Rechnungslegungsunterlagen beim Bundesanzeiger zur Offenlegung einreichen müssen Unternehmen folgender Gesellschaftsformen:
- Kapitalgesellschaften: z.B. Aktiengesellschaften, Kommanditgesellschaften auf Aktien, GmbHs (auch UG (haftungsbeschränkt)),
- eingetragene Genossenschaften,
- Personenhandelsgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter (z.B. GmbH & Co. KGs (auch UG (haftungsbeschränkt) & Co. KG), GmbH & Co. OHG mit ausschließlich Kapitalgesellschaften als Gesellschafter) und
- Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften.
Unabhängig von der Rechtsform offenlegungspflichtig sind:
- Kreditinstitute
- Externe Kapitalverwaltungsgesellschaften
- Pensionsfonds
- Versicherungsunternehmen
Unabhängig von ihrer Rechtsform oder Branchenzugehörigkeit sind alle Unternehmen nach dem Publizitätsgesetz generell offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen:
- Bilanzsumme über 65 Mio. Euro,
- Umsatzerlöse über EUR 130 Mio. Euro,
- durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer.
Tochterunternehmen können von der Pflicht zur Offenlegung ihres Jahresabschlusses befreit werden. Welche Voraussetzungen dabei nach § 264 Abs. 3 HGB bzw. § 264b HGB gelten, finden Sie unter Befreiung von Tochterunternehmen
Die Pflicht zur Erstellung und Offenlegung eines Jahresabschlusses besteht mit der Eintragung der Gesellschaft
- unabhängig vom Unternehmensgegenstand und
- unabhängig davon, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder keine Geschäftstätigkeit mehr besteht und
- unabhängig davon, ob Gewinnerzielungsabsicht besteht, also auch für gemeinnützige Gesellschaften.
Was müssen Sie einreichen?
Welche Unterlagen Sie an den Bundesanzeiger übermitteln müssen, hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens ab. Prüfen Sie anhand der nachfolgenden Tabelle, zu welcher Größe Sie Ihr Unternehmen zuordnen können. 2 der 3 Merkmale müssen an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren vorliegen. Bei Umwandlung oder Neugründung eines Unternehmens kommt es nur darauf an, ob die Größenmerkmale am ersten Abschlussstichtag nach der Umwandlung oder Neugründung erfüllt werden, es sei denn, das Unternehmen hatte bereits vor der Umwandlung die Rechtsform einer Kapitalgesellschaft. Dann gilt wiederum das Kriterium der 2 aufeinander folgenden Abschlussstichtage.
Die Schwellenwerte des HGB wurden durch das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG) teilweise geändert.
Schwellenwerte vor Inkrafttreten des BilRUG:
| Unternehmensgröße | ||||
|---|---|---|---|---|
| Merkmale | Kleinst | Klein | Mittelgroß | Groß |
| Bilanzsumme | max. 350 000 Euro | max. 4,840 Mio. Euro | max. 19,250 Mio. Euro | mehr als 19,250 Mio. Euro |
| Umsatzerlöse | max. 700 000 Euro | max. 9,680 Mio. Euro | max. 38,500 Mio. Euro | mehr als 38,500 Mio. Euro |
| Arbeitnehmerzahl im Jahresdurchschnitt | max. 10 | max. 50 | max. 250 | mehr als 250 |
Schwellenwerte nach Inkrafttreten des BilRUG, erstmals freiwillig anzuwenden auf Geschäftsjahre beginnend am 01.01.2014 und zwingend anzuwenden ab Geschäftsjahren beginnend am 01.01.2016:
| Unternehmensgröße | ||||
|---|---|---|---|---|
| Merkmale | Kleinst | Klein | Mittelgroß | Groß |
| Bilanzsumme | max. 350 000 Euro | max. 6,000 Mio. Euro | max. 20,000 Mio. Euro | mehr als 20,000 Mio. Euro |
| Umsatzerlöse | max. 700 000 Euro | max. 12,000 Mio. Euro | max. 40,000 Mio. Euro | mehr als 40,000 Mio. Euro |
| Arbeitnehmerzahl im Jahresdurchschnitt | max. 10 | max. 50 | max. 250 | mehr als 250 |
Erläuterungen zu den Schwellenwertänderungen durch das BilRUG:
- Auf Geschäftsjahre, die vor dem 01.01.2014 beginnen, müssen die alten Schwellenwerte angewendet werden. Beispiele: Geschäftsjahr 01.07.2013 bis 30.06.2014 oder 31.12.2013 bis 30.12.2014.
- Bei Geschäftsjahren, die am 01.01.2014 (oder später) beginnen, können Sie wählen, an welchen Schwellenwerten Sie sich orientieren möchten. Bei der Wahl der neuen Schwellenwerte sind dann allerdings auch die weiteren in Art. 75 Abs. 2 EGHGB genannten Vorschriften des HGB in der geänderten Fassung anzuwenden. Beispiele: 01.01.2015 bis 31.12.2015 oder 01.07.2014 bis 30.06.2015.
- Auf Geschäftsjahre, die am 01.01.2016 (oder später) beginnen, müssen die neuen Schwellenwerte angewendet werden. Beispiele: Geschäftsjahr 01.01.2016 bis 31.12.2016 oder 01.04.2016 bis 31.03.2017.
Bei Kleinstunternehmen einzureichende Unterlagen:
- Verkürzte Bilanz ohne Anhang
Voraussetzung für den Verzicht auf den Anhang ist aber, dass gem. § 264 Abs. 1 Nr. 1-3 HGB bestimmte Angaben unter der Bilanz ausgewiesen werden:
- Angabe zu Haftungsverhältnissen
- Angaben zu gewährten Vorschüssen und Krediten
- Im Falle einer AG oder KGaA Angaben zu Bestand und Transaktionen eigener Aktien.
Bei kleinen Unternehmen einzureichende Unterlagen:
- Bilanz,
- Anhang (ohne Angaben zur Gewinn- und Verlustrechnung).
Bei mittelgroßen Unternehmen einzureichende Unterlagen:
- Bilanz (ausreichend ist die für kleine Gesellschaften vorgeschriebene Form),
- Gewinn- und Verlustrechnung,
- Anhang,
- Lagebericht,
- zusätzlich rechtsformspezifische Dokumente (zum Beispiel Angaben zur Ergebnisverwendung, Bericht des Aufsichtsrates, Bestätigungsvermerk etc.).
Bei großen Unternehmen einzureichende Unterlagen:
- Bilanz,
- Gewinn- und Verlustrechnung,
- Anhang,
- Lagebericht,
- zusätzlich rechtsformspezifische Dokumente.
Unabhängig von ihrer Größe sind folgende Unternehmen zur Offenlegung des Jahresabschlusses nach den für große Kapitalgesellschaften geltenden Vorschriften verpflichtet:
- Kreditinstitute (unabhängig von ihrer Rechtsform)
- Finanzdienstleistungsinstitute und Zahlungsinstitute (ab Geschäftsjahresbeginn 01.01.2016 unabhängig von ihrer Rechtsform)
- Pensionsfonds (unabhängig von ihrer Rechtsform)
- Versicherungsunternehmen (unabhängig von ihrer Rechtsform)
- Kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften i.S.d. § 264d HGB.
Wann müssen Sie einreichen?
Die Einreichung beim Bundesanzeiger zur Offenlegung des Jahresabschlusses muss grundsätzlich spätestens innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen. Entspricht das Geschäftsjahr – wie in den meisten Fällen – dem Kalenderjahr, ist der Abschluss für das Geschäftsjahr 2016 also spätestens bis zum Ende des Jahres 2017 einzureichen und bekannt zu machen.
Eine kürzere Einreichungsfrist von 4 Monaten gilt für kapitalmarktorientierte Kapitalgesellschaften i.S.d. § 264d HGB. Hierunter fallen sowohl börsennotierte Unternehmen wie auch solche Unternehmen, die andere Wertpapiere (etwa Schuldverschreibungen) begeben haben, die an einem organisierten Markt gehandelt werden.
Für Emittenten von Vermögensanlagen, geschlossene Publikums-Investment-KG und AIF Publikums Investment AG gilt nach Vermögensanlagengesetz bzw. KAGB eine verkürzte Einreichungsfrist von 6 Monaten.
Für die OGAW-Investmentaktiengesellschaft gilt eine Einreichungsfrist von 4 Monaten.
Wo müssen Sie einreichen?
Jahresabschlussunterlagen sind beim Bundesanzeiger Verlag einzureichen − nicht beim Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz (BMJV) und nicht beim Bundesamt für Justiz (BfJ). Allein der Betreiber des Bundesanzeigers, der die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen prüft, ist der richtige Adressat. Er unterrichtet gemäß § 329 Abs. 4 HGB bei Verstößen gegen die Offenlegungspflicht das Bundesamt für Justiz, das bei nicht ordnungsgemäßer Offenlegung ein Ordnungsgeldverfahren einleitet und Verstöße wegen unterlassener oder unvollständiger Publikation durch die Verhängung von Ordnungsgeldern in Höhe von mindestens 2.500,- EUR bis maximal 25.000,- EUR ahndet.
Die notwendige Bekanntmachung im Bundesanzeiger erfordert einen klaren Auftrag, speziell auch zum Umfang dessen, was bzw. welche Unterlagen bekannt gemacht werden sollen.
Die Unterlagen sind ausschließlich in elektronischer Form an folgende Internetadresse
der Publikation-Plattform des Bundesanzeigers einzureichen:
http://publikations-plattform.de
Sollte ausnahmsweise eine Einreichung in Papierform erforderlich sein, so bietet der Bundesanzeiger diese Möglichkeit als kostenpflichtigen Service zusätzlich an. Bitte reichen Sie Papiermanuskripte an folgende Adresse ein:
Bundesanzeiger Verlag GmbH
Anzeigenredaktion
Amsterdamer Str. 192
50735 Köln
Der Jahresabschluss wird schließlich vom Bundesanzeiger automatisch an das Unternehmensregister zur dortigen Einstellung übermittelt.