Fragen und Antworten: Übermittlung von Jahresabschlüssen

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Soweit auf diesen Seiten Rechtsauffassungen dargelegt werden, weisen wir darauf hin, dass diese nicht bindend sind und letztlich die Gerichte zu entscheiden haben.

• Wer ist offenlegungspflichtig?
• Muss ich als Kapitalgesellschaft offenlegen, auch wenn keine oder nur eine eingeschränkte Geschäftstätigkeit vorliegt?
• Wo reiche ich meine Unterlagen ein?
• In welchem Umfang sind Dokumente offenzulegen?
• Muss ein(e) Unterzeichner(in) angegeben werden?
• Wer darf einen Jahresabschluss hinterlegen?
• Ab wann darf man hinterlegen?
• Was bedeutet „hinterlegen“?
• Wie kann ich einen Jahresabschluss hinterlegen?
• Warum kann ich nur Jahresabschlüsse mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später hinterlegen?
• Was ist unter „Angaben unter der Bilanz“ zu verstehen?
• Wie teile ich dem Bundesanzeiger mit, dass ich hinterlegen darf (nach § 326 Abs. 2 Satz 3 HGB)?
• Wie reiche ich meine Unterlagen ein?
• Gibt es Programme bzw. Hilfsmittel für die elektronische Übermittlung?
• Gibt es Schnittstellen für die Übermittlung der Unterlagen?
• Was kostet die Veröffentlichung bzw. Hinterlegung?
• Was ist zu tun, wenn in einem veröffentlichten bzw. hinterlegten Jahresabschluss Fehler festgestellt werden?
• Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?
• Muss ich eine Liquidationsbilanz veröffentlichen?
• Was ist bei der Offenlegung von Liquidationsbilanzen zu beachten?
• Dürfen Liquidationsbilanzen auch hinterlegt werden?
• Welche Fristen sind relevant?
• Wie wird überprüft, ob die Einreichung fristgerecht und vollständig erfolgt ist?
• Wie wird bei Verstößen sanktioniert?
• Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?
• Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht?

Wer ist offenlegungspflichtig?

Unternehmen folgender Rechtsformen müssen Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte offenlegen:

• Kapitalgesellschaften, bspw. Aktiengesellschaften (AG), Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA), SE, GmbH und UG (haftungsbeschränkt),
• eingetragene Genossenschaften (eG),
• haftungsbeschränkte Personengesellschaften (ohne natürliche Person als Vollhafter), bspw. GmbH & Co. KG, SE & Co. KG, UG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG,
• Zweigniederlassungen bestimmter ausländischer Kapitalgesellschaften.

Unabhängig von der Rechtsform offenlegungspflichtig sind (als so genannte spezielle Gesellschaftsarten):

• Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute
• Pensionsfonds und Versicherungsunternehmen
• Wertpapier-, Zahlungs- und E-Geld-Institute
• Emittenten von Vermögensanlagen (nach VermAnlG)
• Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (nach VAG)
• Investmentvermögen und Verwaltungsgesellschaften (nach KAGB)
• Telekommunikationsunternehmen (nach TKG)
• Wertpapieremittenten (nach WpHG)
• Energieversorgungsunternehmen (nach EnWG)
• Eisenbahnunternehmen (nach ERegG)

Beachten Sie bitte, dass die Offenlegungspflicht bei speziellen Gesellschaftsarten von den jeweiligen spezialgesetzlichen Regelungen abhängig ist.

Unternehmen sind nach dem Publizitätsgesetz generell offenlegungspflichtig, wenn sie in 3 aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 2 der 3 folgenden Merkmale erfüllen:

• Bilanzsumme über 65 Mio. Euro,
• Umsatzerlöse über 130 Mio. Euro,
• durchschnittlich über 5.000 Arbeitnehmer.

Weitere Informationen zu den Jahresabschlussbestimmungen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

Muss ich als Kapitalgesellschaft offenlegen, auch wenn keine oder nur eine eingeschränkte Geschäftstätigkeit vorliegt?

Ja. Die Pflicht zur Erstellung und Offenlegung eines Jahresabschlusses besteht mit der Eintragung der Gesellschaft unabhängig davon, ob bereits eine Geschäftstätigkeit aufgenommen wurde oder keine Geschäftstätigkeit mehr besteht.

Gemäß §§ 242, 264 HGB (§ 13 Abs. 3 GmbHG i.V.m. § 6 HGB) besteht für Kapitalgesellschaften mit ihrer Eintragung die Pflicht zur Erstellung des Jahresabschlusses unabhängig davon, ob sie mangels Geschäftsbetriebs noch oder kein Gewerbe mehr betreiben (LG Bonn Beschluss vom 02.12.2008 Az. 37 T 627/08).

Wo reiche ich meine Unterlagen ein?

Unternehmen müssen ihre Jahresabschlüsse sowie alle weiteren Rechnungslegungsunterlagen und Unternehmensberichte für Geschäftsjahre beginnend nach dem 31.12.2021 direkt an das Unternehmensregister übermitteln.

Offenlegungspflichtige Unterlagen mit einem Geschäftsjahresbeginn vor dem 01.01.2022 werden weiterhin beim Bundesanzeiger eingereicht.

Die Bundesanzeiger Verlag GmbH mit Sitz in Köln ist sowohl Betreiber des Bundesanzeigers als auch die registerführende Stelle. Über die Publikations-Plattform der Bundesanzeiger Verlag GmbH können Unterlagen sowohl an das Unternehmensregister als auch an den Bundesanzeiger übermittelt werden.

Weitere Informationen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

In welchem Umfang sind Dokumente offenzulegen?

Der Umfang der Offenlegungspflicht hängt u. a. von der Unternehmensgröße und der Art der Gesellschaft ab.

Detaillierte Informationen zu den Jahresabschlussbestimmungen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Wissenswertes“ unter „So geht’s “.

Muss ein(e) Unterzeichner(in) angegeben werden?

Nach § 245 HGB ist beim Jahresabschluss die Angabe aller Unterzeichner sowie des Datums erforderlich. Bei mehreren persönlich haftenden Gesellschaftern müssen alle unterzeichnen. Nach § 328 Abs. 1a HGB müssen Sie außerdem das Datum der Feststellung bzw. Billigung des Jahresabschlusses bei der Offenlegung Ihrer Unterlagen angeben. Bitte beachten Sie, dass eine Offenlegung vor Feststellung nicht fristwahrend ist, da nur ein festgestellter Jahresabschluss die Voraussetzungen des § 325 Abs. 1 HGB erfüllt.

Wer darf einen Jahresabschluss hinterlegen?

Nur Kleinstkapitalgesellschaften und Kleinstgenossenschaften, im Folgenden „Kleinstunternehmen“ genannt, haben die Möglichkeit, ihren Jahresabschluss zu hinterlegen, sofern keine spezialgesellschaftliche Vorschrift dies untersagt.

Die Einstufung als Kleinstunternehmen richtet sich danach, ob zwei von drei Größenkriterien (Schwellenwerte) – nämlich Bilanzsumme, Umsatzerlöse und Arbeitnehmerzahl – an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht überschritten werden.

Die maßgeblichen Schwellenwerte betragen bei Geschäftsjahresbeginn bis einschließlich 31.12.2022:

• 350.000 Euro Bilanzsumme,
• 700.000 Euro Umsatzerlöse und
• eine durchschnittliche Anzahl von bis zu 10 Arbeitnehmern.

Die maßgeblichen Schwellenwerte betragen bei Geschäftsjahresbeginn nach dem 31.12.2022:

• 450.000 Euro Bilanzsumme,
• 900.000 Euro Umsatzerlöse und
• eine durchschnittliche Anzahl von bis zu 10 Arbeitnehmern.

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Ab wann darf man hinterlegen?

Die Hinterlegungsoption kann nur bei Jahresabschlüssen mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später in Anspruch genommen werden.

Was bedeutet „hinterlegen“?

Nach § 326 HGB haben Kleinstunternehmen i. S. d. § 267a HGB die Möglichkeit, ihren Jahresabschluss im Unternehmensregister zu hinterlegen. Im Gegensatz zu veröffentlichten Jahresabschlüssen, die kostenfrei und ohne vorhergehende Registrierung recherchiert werden können, sind zur dauerhaften Hinterlegung eingestellte Unterlagen ausschließlich kostenpflichtig einzusehen.

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Wie kann ich einen Jahresabschluss hinterlegen?

Die Auftragsübermittlung erfolgt elektronisch über die Publikations-Plattform oder via Software-Schnittstelle (Webservice).

Weitere Informationen finden Sie unter „Wissenswertes – So geht’s – Jahresabschluss Hinterlegung“.

Warum kann ich nur Jahresabschlüsse mit Abschlussstichtag 31.12.2012 oder später hinterlegen?

Die Möglichkeit der Hinterlegung wurde durch das Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG) erst ab diesem Zeitpunkt eingeführt.

Was ist unter „Angaben unter der Bilanz“ zu verstehen?

Angaben unter der Bilanz sind gem. § 264 Abs. 1 Nr. 1-3 HGB:

• Angabe zu Haftungsverhältnissen
• Angabe zu gewährten Vorschüssen und Krediten
• Im Falle einer AG oder KGaA Angaben zu Bestand und Transaktionen eigener Aktien.

Wie teile ich dem Bundesanzeiger mit, dass ich hinterlegen darf (nach § 326 Abs. 2 Satz 3 HGB)?

Im Rahmen der Auftragsübermittlung müssen Sie in den Formularen dem Bundesanzeiger bestätigen, dass Sie die Voraussetzungen für Kleinstunternehmen zur Hinterlegung erfüllen. Mit dem Setzen des Hakens kommen Sie Ihrer gesetzlichen Mitteilungspflicht gemäß § 326 Abs. 2 Satz 3 HGB an den Betreiber des Bundesanzeigers nach. Aufgrund der Prüfpflicht des Bundesanzeigers gem. § 329 Abs. 2 Satz 1 HGB kann es jedoch noch erforderlich werden, dass Sie darüber hinaus um Mitteilung der Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB) und der durchschnittlichen Zahl der Arbeitnehmer (§ 267 Abs. 5 HGB) oder Angaben zur Eigenschaft als Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267a Abs. 3 HGB gebeten werden müssen.

Wie reiche ich meine Unterlagen ein?

Gem. § 325 Abs. 1 Satz 2 HGB sind die Unterlagen elektronisch einzureichen.

Gibt es Programme bzw. Hilfsmittel für die elektronische Übermittlung?

Für die elektronische Einreichung bietet die Bundesanzeiger Verlag GmbH einen einfachen und komfortablen Übermittlungsweg über ein Upload-Verfahren via Internet an. Dabei können Sie zwischen den Datenformaten Word, RTF, PDF, Excel und einem XML- Format auf der Grundlage der deutschen XBRL-Taxonomie (German GAAP Version 2.0) wählen. Für kleine Gesellschaften (im Sinne von § 267 Abs.1 HGB) stehen alternativ Eingabeformulare zur Verfügung. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Arbeitshilfen & Standards“.

Gibt es Schnittstellen für die Übermittlung der Unterlagen?

Ja, wir stellen Schnittstellen für die Übermittlung von Jahresabschlussunterlagen und Finanzberichten im Format XML oder XBRL zur Verfügung. Für die Veröffentlichung von Fondspreisen gibt es die Möglichkeit eines Excel-Imports. Nähere Informationen finden Sie auf der Publikations-Plattform im Bereich „Technische Standards“.

Was kostet die Veröffentlichung bzw. Hinterlegung?

Die Einzelheiten der Preisgestaltung entnehmen Sie bitte den folgenden Links:

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Einreichung zur Publikation im Bundesanzeiger (PDF 177,8 kB)

Allgemeine Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Hinterlegung von Jahresabschlussunterlagen (Kleinstkapitalgesellschaften) (PDF 140,4 kB)

Der Bearbeitungsaufwand beim Bundesanzeiger ist je nach gelieferten Datenformaten sehr unterschiedlich. Papier-Anlieferung erfordert zum Beispiel immer eine Neuerfassung mit sich anschließendem Auszeichnungs- und Korrekturaufwand. Deshalb hängt die Höhe des Veröffentlichungsentgeltes vom Anlieferungsformat ab. Bei Benutzung der Eingabeformulare für kleine Unternehmen wird für die Veröffentlichung des Jahresabschlusses der Pauschalpreis für die Anlieferung im „XML-Format“ berechnet. Die Einzelheiten der Preisgestaltung sind in den "Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die entgeltliche Einreichung zur Publikation im Bundesanzeiger" dargestellt.

Was ist zu tun, wenn in einem veröffentlichten bzw. hinterlegten Jahresabschluss Fehler festgestellt werden?

Sie können nachträglich eine Berichtigung veröffentlichen bzw. hinterlegen. Falls es sich um Fehler handelt, die durch den Verlag zu verantworten sind, werden diese für Sie kostenfrei berichtigt. Ansonsten wählen Sie in den Auftragsformularen im Prozessschritt „Bereich“ den Punkt „Berichtigung zu einer bereits erfolgten Veröffentlichung“ bzw. „Berichtigung zu einer bereits erfolgten Hinterlegung“ aus. Nennen Sie anschließend die Auftragsnummer und das Datum der Veröffentlichung bzw. Hinterlegung, die Sie berichtigen möchten. Diese finden Sie auf Ihrem Beleg oder im Menü „Meine Daten“ unter „Aufträge & Abrufe“. Auf den darauf folgenden Formularen werden die Angaben zum ursprünglichen Auftrag angezeigt, und Sie werden wie gewohnt durch die einzelnen Formulare geführt.

Ich habe meinen Jahresabschluss unvollständig veröffentlicht bzw. hinterlegt und muss ihn ergänzen. Was ist zu tun?

Im Auftragsformular im Prozessschritt „Bereich“ wählen Sie „Ergänzung zu einer bereits erfolgten Veröffentlichung“ bzw. „Ergänzung zu einer bereits erfolgten Hinterlegung“ aus. Nennen Sie anschließend die Auftragsnummer und das Datum der Veröffentlichung bzw. Hinterlegung, die Sie ergänzen möchten. Diese finden Sie auf Ihrem Beleg oder im Menü „Meine Daten“ unter „Aufträge & Abrufe“. Auf den darauf folgenden Formularen werden die Angaben zum ursprünglichen Auftrag angezeigt, und Sie werden wie gewohnt durch die einzelnen Formulare geführt. Ergänzungen sind nur im Bereich „Rechnungslegung/Finanzberichte“ möglich.

Muss ich eine Liquidationsbilanz veröffentlichen?

Nach unserer Kenntnis muss eine in Liquidation befindliche Gesellschaft den letzten Jahresabschluss der werbenden Gesellschaft, die Liquidations-Eröffnungsbilanz, die Liquidations-Jahresabschlüsse (Abschlüsse für den Schluss eines jeden Jahres während der Liquidation) und die Liquidations-Schlussbilanz nach § 325 HGB offenlegen (vgl. §§ 270 Abs.1 AktG, 71 GmbHG).

Was ist bei der Offenlegung von Liquidationsbilanzen zu beachten?

Wenn die Auflösung des Unternehmens durch Gesellschafterbeschluss erwirkt wurde, wird aufgrund des GmbH-Gesetzes in Verbindung mit dem HGB erwartet, dass im ersten Jahr eine drei-geteilte Einreichung erfolgt, die sich wie folgt darstellt:

1. "Letzter Jahresabschluss der werbenden Gesellschaft",
2. "Liquidationseröffnungsbilanz, nebst erläuterndem Bericht" und
3. "Erster Jahresabschluss in Liquidation".

Darüber hinaus sind fortlaufende Einreichungen erforderlich, solange das Unternehmen im Handelsregister aktiv ist; d.h. die Offenlegungspflicht entfällt erst, wenn die Gesellschaft im Handelsregister erloschen ist.

Was genau unter der drei-geteilten Einreichung zu verstehen ist und Beispiele dazu finden Sie in der Dokumentation "Offenlegung von Liquidationsbilanzen" unter "Arbeitshilfen & Standards - Arbeitshilfen - Dokumente".

Dürfen Liquidationsbilanzen auch hinterlegt werden?

Ja, soweit die Merkmale/Schwellenwerte nach § 267 a HGB erfüllt sind.

Welche Fristen sind relevant?

Bezüglich des Zeitpunkts der Offenlegung besteht grundsätzlich eine Maximalfrist von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Entspricht das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, ist der Abschluss also spätestens bis zum Ende des auf das Geschäftsjahr folgenden Kalenderjahres einzureichen und bekannt zu machen. Eine kürzere Einreichungsfrist von vier Monaten gilt für kapitalmarktorientierten Kapitalgesellschaften. Hierunter fallen nicht nur börsennotierte Unternehmen, sondern auch solche, die andere Wertpapiere (etwa Schuldverschreibungen) begeben haben, die an einem organisierten Markt gehandelt werden. Zu beachten ist ferner die verkürzte Einreichungsfrist von sechs Monaten für Unternehmen, die dem VermAnlG oder dem KAGB unterliegen.

Generell gilt: Um Unannehmlichkeiten und Zeitdruck zu vermeiden, empfiehlt sich eine möglichst frühzeitige Einreichung.

Wie wird überprüft, ob die Einreichung fristgerecht und vollständig erfolgt ist?

Dem Betreiber des Bundesanzeigers obliegt gem. § 329 HGB die Pflicht, die fristgerechte und vollständige Einreichung der Unterlagen zu prüfen und dem Bundesamt für Justiz (BfJ) Verstöße zu melden. Für die Prüfung werden ihm von den Bundesländern bzw. Registergerichten die notwendigen Informationen über die in dem Register eingetragenen offenlegungspflichtigen Unternehmen zur Verfügung gestellt, so dass Prüfung und Meldung an das BfJ umgehend automatisch erfolgen können.

Wie wird bei Verstößen sanktioniert?

Für Verstöße sieht das Gesetz einen Ordnungsgeldrahmen von 2.500 bis 25.000 Euro vor. Gem. § 335 HGB ist das Verfahren von Amts wegen einzuleiten, ohne dass es eines Antrags bedarf. Das Ordnungsgeldverfahren kann sowohl gegen die offenlegungspflichtige Gesellschaft selbst als auch gegen ihre Organmitglieder, die die Offenlegungspflicht verletzt haben, also zum Beispiel gegen die Geschäftsführer einer GmbH, durchgeführt werden. Die Verfolgung des Verstoßes erfolgt zentral über das Bundesamt für Justiz in Bonn (BfJ). Bereits mit der Androhung des Ordnungsgeldes werden nach § 335 Abs. 3 HGB den Beteiligten die Verfahrenskosten aufgegeben. Diese können bei mehreren Beteiligten (Unternehmen und mehrere offenlegungspflichtige Organmitglieder) mehrfach anfallen. Wird die Offenlegungspflicht nicht innerhalb von sechs Wochen nach Androhung des Ordnungsgeldes erfüllt oder die Unterlassung mittels eines Einspruchs gerechtfertigt, ist das Ordnungsgeld vom BfJ festzusetzen. Das Verfahren ist im Übrigen dann nicht abgeschlossen, sondern kann und wird sich mit jeweils erneuter Ordnungsgeldandrohung (Verfahrenskosten) und erneuter Ordnungsgeldfestsetzung solange wiederholen bis die Pflicht erfüllt ist oder die Unterlassung gerechtfertigt wird.

Wo finde ich weitere Informationen zur Veröffentlichung oder Hinterlegung von Jahresabschlüssen?

Auf der Publikations-Plattform finden Sie im Bereich „Wissenswertes - So geht's“ weitere Informationen zur Veröffentlichung oder Hinterlegung Ihres Jahresabschlusses.

Was geschieht bei einem Verstoß gegen die Offenlegungspflicht?

Dem Bundesamt für Justiz (BfJ) obliegt die zentrale Zuständigkeit, von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren durchzuführen (insbes. §§ 335, 340o, 341o HGB sowie § 21 PublG), wenn die Offenlegung der Rechnungslegungsunterlagen nicht, nicht vollständig oder nicht fristgerecht erfolgt. Nähere Informationen zu dem Verfahren und der einschlägigen Rechtsprechung finden Sie auf der Internetseite des BfJ unter http://www.bundesjustizamt.de. Folgen Sie dort der Menüführung > Themen > Ordnungs- und Bußgeldverfahren, Vollstreckung und Vollstreckungshilfe > Jahresabschlusspublizität: Ordnungsgeldverfahren.